Công ty Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang và Thách Thức Sau 38 Năm Vận Hành Thủ Công

Công ty cổ phần Xi măng Cần Thơ – Hậu Giang là một doanh nghiệp văn hoá, truyền thống toàn diện chuyên sản xuất xi măng được thành lập từ năm 1986. Với mong muốn trở thành một doanh nghiệp dẫn đầu về sản xuất kinh doanh tại Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, công ty Xi măng Cần Thơ – Hậu Giang đã luôn không ngừng phát triển về quy mô lẫn tầm vóc. Với sự nỗ lực không ngừng, doanh nghiệp đã vươn mình trở thành một trong 4 đơn vị sản xuất xi măng lớn nhất khu vực phía Nam với tổng sản lượng đạt hơn 2 triệu tấn/năm.

Tính đến năm 2023, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp Việt Nam đã ra sức gia nhập đường đua chuyển đổi số nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh của mình trên bản đồ thị phần. Chính vì vậy, Xi măng Cần Thơ – Hậu Giang đã quyết định đổi mới mô hình kinh doanh của mình bằng cách chính thức bắt tay với Tekup JSC vào tháng 08/2023 để tạo ra hai phần mềm đặt hàng trực tuyến cho khách hàng và phần mềm quản lý kho xi măng cho doanh nghiệp.

Trong thời gian tìm hiểu và trao đổi với BLĐ của doanh nghiệp Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang, đội ngũ chuyên gia của Tekup đã một phần hiểu được những thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải đó là:

• Gặp phải khó khăn trong quản lý, kiểm soát chất lượng và chi phí, cùng sự chậm trễ trong đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Gián đoạn chậm trễ công việc vì không thể tự động hoá một số quy trình quản lý
• Đề phòng chuỗi cung ứng không bị gián đoạn khi các tác nhân bên ngoài ảnh hưởng như dịch bệnh, thiên tai,…
• Nhu cầu khách hàng thường xuyên thay đổi với mức độ kỳ vọng ngày càng cao. Các đối thủ cạnh tranh xuất hiện nhiều hơn trên thị trường với công nghệ ngày càng hiện đại.

Nhu cầu chuyển đổi số của Công ty Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang để thích nghi và phát triển

Tekup cảm thấy vô cùng tự hào khi có cơ hội được hợp tác với Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang trong hành trình chuyển đổi số phát triển bền vững. Khi gặp gỡ và có thời gian trò chuyện với BLĐ của Công ty Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang, đội ngũ phụ trách dự án đã cùng bắt tay nhau giải quyết bài toán khó khi thực hiện việc xây dựng và thiết kế hai phần mềm đặt hàng và quản lý kho xi măng cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Mục tiêu của ứng dụng đặt hàng xi măng

Với mong muốn tạo sự tiện lợi tốt nhất cho khách hàng, App đặt hàng Xi Măng phải có thiết kế tinh gọn để khách hàng dễ dàng sử dụng để đặt hàng, theo dõi và quản lý sản lượng xi măng của mình một cách chính xác nhất.

Khách hàng khi thực hiện việc đặt hàng thông qua App đặt hàng sẽ nhận được nhiều chương trình khuyến mãi của nhà máy giúp tăng trưởng doanh thu và sức mua của người tiêu dùng.

Mục tiêu của phần mềm quản lý kho xi măng

Việc bộ phận kho vận phải quản lý hàng ngàn ID sản phẩm trong kho với số lượng vô cùng lớn việc kiểm kê kho và thống kê tài sản, thống kê tồn kho tốn rất nhiều thời gian và không chính xác nên doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm giải pháp dễ dàng cho vấn đề này. Bằng cách xây dựng một hệ thống có thể quản lý được tất cả các vật tư hàng hóa trong kho, hỗ trợ kiểm kê, xuất nhập kho nhanh chóng.

Bên cạnh đó đối với các phiếu, lệnh không thể thực hiện khi các cán bộ quản lý ở xa không thể duyệt thì sẽ cần tự động hóa thao tác tạo và duyệt các phiếu để công việc diễn ra liên tục và thuận tiện.

Đối với các máy móc có sửa chữa, đơn vị không thể thống kê được tổng giá trị đã đầu tư cho tu sửa, bảo dưỡng. Chính vì vậy, cần có một hệ thống thống kê được được giá trị tu sửa, bảo dưỡng cho máy móc thiết bị.

Những khó khăn gặp phải khi Tekup đồng hành cùng Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang trong chuyển đổi số

Khó khăn trong việc xác định mục tiêu, nhu cầu cuối cùng của doanh nghiệp

Quá trình triển khai xây dựng và phát triển hệ thống cho doanh nghiệp Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang, Tekup đã gặp phải một vấn đề thường xuyên hay thấy đó là các doanh nghiệp có quá nhiều nhu cầu mà chính họ không thể xử lý được. Việc chưa xác định được mục tiêu cụ thể cho hành trình chuyển đổi số lâu dài sẽ khiến các doanh nghiệp hoang mang không biết những giải pháp nào mới là phù hợp nhất cho công ty của mình. Chính vì vậy, Tekup thường sẽ tốn rất nhiều thời gian để tối ưu hệ thống cho doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm của doanh nghiệp

Trong một khoảng thời gian vận hành thủ công quen thuộc, việc điều hướng người dùng tiếp cận và sử dụng công nghệ quả là một bài toán khó nhằn cho Tekup. Khi phải tìm kiếm được giải pháp phù hợp để làm hài lòng cho cả hai đối tượng là người dùng cuối cùng của app đặt hàng và nhân viên sử dụng phần mềm quản lý kho.

Điểm chung của hai đối tượng này đó là việc ít tiếp cận các thông tin xu hướng công nghệ gần đây nên việc triển khai hướng dẫn sử dụng phần mềm diễn ra khó khăn và mất rất nhiều thời gian. Đồng thời số lượng người dùng phần mềm rất lớn nên giai đoạn triển khai khá căng thẳng và cần sự tập trung đầu tư cao.

Giải pháp của Tekup cho doanh nghiệp Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang trong chuyển đổi số

Áp dụng App đặt hàng trực tuyến cho quy trình bán hàng

Kể từ tháng 8/2023, Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang đã triển khai phần mềm đặt hàng trực tuyến (App đặt hàng) với sự hỗ trợ từ Tekup nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Ứng dụng này được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giúp khách hàng dễ dàng đặt hàng, theo dõi và quản lý sản lượng xi măng của mình một cách chính xác.

Lợi ích chính của App đặt hàng:

• Tiện lợi trong việc đặt hàng: Khách hàng chỉ cần vài thao tác trên app là có thể đặt hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức so với quy trình thủ công trước đây.
• Quản lý sản lượng thông minh: Ứng dụng cho phép khách hàng theo dõi chi tiết số lượng xi măng đã đặt, đảm bảo việc quản lý hàng hóa chính xác và minh bạch.
• Khuyến mãi và ưu đãi trực tuyến: Khách hàng sử dụng app sẽ nhận được thông tin về các chương trình khuyến mãi từ nhà máy, giúp tăng cường mối quan hệ và lòng trung thành với khách hàng.

Quản lý kho vận và tối ưu hóa kiểm kê

Một trong những thách thức lớn mà Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang gặp phải là việc quản lý kho với hàng ngàn mã ID sản phẩm và số lượng hàng hóa khổng lồ. Điều này khiến cho quá trình kiểm kê kho, thống kê tài sản và quản lý tồn kho gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian.

Tekup đã cung cấp một giải pháp quản lý kho vận dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giúp giải quyết các bài toán phức tạp về kho bãi:

• Tự động hóa quy trình kiểm kê: Hệ thống cho phép quản lý chính xác số lượng sản phẩm tồn kho, giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê và tăng hiệu quả xử lý hàng hóa.
• Quản lý xuất nhập kho linh hoạt: Nhân viên kho có thể dễ dàng thực hiện các thao tác xuất, nhập hàng nhanh chóng với chỉ một vài thao tác trên hệ thống, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
• Báo cáo tồn kho chi tiết: Hệ thống cung cấp các báo cáo tồn kho một cách tự động và chi tiết, cho phép bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình kho hàng theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Quản lý yêu cầu và phê duyệt từ xa

Tekup đã triển khai tính năng quản lý và duyệt các phiếu yêu cầu từ xa trên hệ thống quản lý của Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang. Đây là một giải pháp thiết yếu nhằm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và không bị gián đoạn khi các cán bộ quản lý không có mặt trực tiếp tại nhà máy.

Tính năng nổi bật của giải pháp:

• Phê duyệt trực tuyến: Các phiếu yêu cầu về vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ có thể được tạo, duyệt và xử lý từ xa thông qua hệ thống, giúp tăng tốc độ triển khai công việc.
• Liên tục và thông suốt: Việc phê duyệt từ xa đảm bảo rằng công việc vẫn được triển khai liên tục, không bị gián đoạn, ngay cả khi lãnh đạo hoặc quản lý không có mặt tại chỗ.

Quản lý bảo trì và thống kê chi phí sửa chữa

Một khó khăn lớn khác của Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang là việc không thể thống kê chính xác chi phí bảo trì và sửa chữa máy móc, từ đó gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả đầu tư cho các hoạt động bảo dưỡng.

Giải pháp của Tekup đã giúp:

• Theo dõi chi tiết chi phí bảo trì: Hệ thống tự động ghi nhận và thống kê tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về số tiền đã đầu tư.
• Báo cáo và phân tích chi phí: Tekup cung cấp các báo cáo chi phí bảo trì và sửa chữa chi tiết, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào bảo trì và lập kế hoạch bảo trì trong tương lai một cách chính xác.

 Hỗ trợ xuất báo cáo thống kê nhanh chóng

Với hệ thống quản lý của Tekup, Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang giờ đây có thể xuất báo cáo thống kê về tình hình kho hàng, sản lượng sản xuất, chi phí bảo trì hay hiệu quả kinh doanh một cách dễ dàng và nhanh chóng. Những báo cáo tự động này giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời và tối ưu hóa quy trình hoạt động.

Đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật

Đối với người dùng cuối cùng của app đặt hàng xi măng là các đại lý, nhà phân phối trực tiếp của công ty Xi Măng Hậu Giang. Những đối tượng này thường ít tiếp cận các thông tin công nghệ kịp thời nên đội ngũ hỗ trợ của Tekup đã lên kế hoạch triển khai hỗ trợ hướng dẫn người dùng cài đặt phần mềm, cập nhật ứng dụng để việc sử dụng diễn ra suôn sẻ.

Đối với nhóm người dùng còn lại là các cán bộ nhân viên của công ty, Tekup gặp phải vấn đề lớn nhất đó là triển khai hướng dẫn sử dụng phần mềm. Hầu hết nhân sự của công ty đều làm việc tại đây khá lâu năm nên việc tiếp cận các thông tin công nghệ chưa cao và thời gian làm việc của họ cũng rất bận rộn. Chính vì vậy Tekup đã sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp bằng cách đến trụ sở làm việc của công ty để tư vấn chi tiết cho từng phòng ban.

Bên cạnh đó, Tekup cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo rằng mọi vấn đề kỹ thuật được giải quyết nhanh chóng để không làm gián đoạn quá trình sản xuất.

Bảo trì và nâng cấp hệ thống

Tekup cam kết bảo trì hệ thống định kỳ, đồng thời cung cấp các dịch vụ nâng cấp để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả nhất và phù hợp với những thay đổi trong tương lai của doanh nghiệp.

Kết quả đạt được sau quá trình chuyển đổi số của Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang

Sau khi triển khai giải pháp chuyển đổi số, Tekup đã chứng kiến những kết quả tích cực và ấn tượng từ phía Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang. Đặc biệt, trong năm 2023, doanh nghiệp đã đạt được bước nhảy vọt về hiệu suất kinh doanh và quản lý vận hành:

• Tổng số đơn hàng vượt ngưỡng 16.000: Đây là cột mốc đáng chú ý cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh của nhà máy. Với sự hỗ trợ của app đặt hàng trực tuyến, việc đặt hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn đơn hàng một cách chính xác.
• Hơn 600 đại lý, nhà phân phối áp dụng ứng dụng đặt hàng: App đặt hàng trực tuyến của Xi Măng Hậu Giang không chỉ giúp tối ưu quy trình bán hàng mà còn được đại lý và nhà phân phối đón nhận nồng nhiệt. Hơn 600 đơn vị đã và đang sử dụng app này để quản lý đơn hàng của họ, từ đó tăng cường khả năng hợp tác và phát triển bền vững trong mối quan hệ giữa nhà máy và đối tác.
• Hiệu quả vận hành và tiết kiệm thời gian: Nhờ vào hệ thống quản lý kho vận, kiểm kê và duyệt yêu cầu từ xa, Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang đã giảm thiểu đáng kể thời gian xử lý các thủ tục hành chính, giúp công việc vận hành diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
• Quản lý chi phí bảo trì và bảo dưỡng hiệu quả: Hệ thống đã giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao các chi phí bảo trì và sửa chữa máy móc thiết bị, cho phép nhà máy đưa ra các kế hoạch bảo dưỡng một cách hợp lý và tiết kiệm, đồng thời tăng cường độ bền và hiệu suất của thiết bị.

Những kết quả trên là minh chứng rõ ràng cho việc chuyển đổi số thành công của Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu thị trường, và sẵn sàng cho những thách thức mới trong tương lai.

Chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng, mà đã trở thành yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp trong thời đại mới. Đối với Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang, hành trình số hóa cùng với Tekup đã mang lại những thay đổi rõ rệt, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và tối ưu quy trình vận hành.

Sự thành công này không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng công nghệ hiện đại mà còn đến từ tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo và sự cam kết hợp tác giữa Tekup và Xi Măng Hậu Giang. Những kết quả ấn tượng như hơn 16.000 đơn hàng và hơn 600 đại lý, nhà phân phối sử dụng ứng dụng đặt hàng đã chứng minh rằng chuyển đổi số là con đường đúng đắn giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu dài hạn và tiếp tục phát triển bền vững trong tương lai.

Tekup tự hào đã đồng hành cùng Xi Măng Cần Thơ – Hậu Giang trên hành trình này, và chúng tôi luôn sẵn sàng tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp chuyển mình mạnh mẽ hơn nữa trong giai đoạn phát triển tiếp theo, đảm bảo khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa mọi mặt hoạt động.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số toàn diện, hãy để Tekup đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay để cùng khám phá những giải pháp tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp của bạn bứt phá và phát triển bền vững trong thời đại số.